3.4. Metodo di lavoro¶
Il metodo di lavoro varia in base alla tipologia di progetto e agli stakeholder coinvolti. Tuttavia, ci sono alcuni aspetti comuni che è importante preventivare per garantire un avvio strutturato del progetto, facilitare l’integrazione di nuovi membri nel gruppo di lavoro, assicurare la collaborazione e il raggiungimento degli obiettivi.
3.4.1. Definire processi, strumenti e rituali¶
Definire processi, strumenti e rituali condivisi aiuta a:
creare un ambiente collaborativo e di continuo apprendimento, assicurandosi che i momenti di incontro siano gestiti in modo costruttivo e rispettoso e che il gruppo condivida un linguaggio comune;
chiarire le modalità di decision making, ovvero come, da chi e con quali processi vengono prese le decisioni
valutare e ribilanciare periodicamente i processi di lavoro, assicurando che siano sostenibili per il gruppo e efficaci al raggiungimento degli obiettivi.
I rituali sono processi e pratiche, sia formali che informali, adottati da un gruppo di lavoro per favorire allineamento, apprendimento e miglioramento continuo: ad esempio, gli stand-up meeting e altri incontri ricorrenti, retrospettive, ma anche modalità di definizione delle decisioni, sessioni di feedback reciproco, e altre pratiche simili. Strumenti e rituali sono fortemente correlati tra di loro e sono alla base dei processi di lavoro.
I rituali hanno cadenza definita, ad esempio:
giornaliera, settimanale, bisettimanale: stand-up meeting, SAL (stato di avanzamento lavori), workshop operativi;
trimestrale: retrospettive per analizzare risultati e migliorare i processi.
Per ogni rituale scelto è essenziale definire e condividere: obiettivo, cadenza, durata, responsabile dell’organizzazione, partecipanti, argomenti trattati e non trattati.
Gli strumenti possono essere suddivisi in tre categorie principali:
gestione e pianificazione: per organizzare attività, timeline e deliverable (ad esempio: strumenti di project management);
comunicazione: per interazioni rapide (ad esempio: chat) e comunicazioni ufficiali (ad esempio: email);
archivio e condivisione: per documenti e materiali condivisi (ad esempio: piattaforme di archiviazione).
Gli strumenti scelti devono essere conformi alle normative GDPR e CAD e accessibili a tutte le persone coinvolte. Per ogni strumento scelto, è importante condividere linee guida di utilizzo, regole di netiquette e buone pratiche.